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【お急ぎの方へ】内容証明郵便を受け取った場合の対処方法について

【お急ぎの方へ】内容証明郵便を受け取った場合の対処方法について

内容証明郵便とは

「内容証明郵便」とは、いつ、いかなる内容の文書を誰から誰あてに差し出されたかということを、日本郵便株式会社が証明してくれる郵便物です。
 ただし、日本郵便株式会社が証明するものは内容文書の存在であり、文書の内容が真実であるかどうかではありません。つまり、「〇月△日に、XさんがYさんに対し、□□□せよという内容証明郵便を送った事実」は日本郵便株式会社が証明してくれますが、「XさんがYさんに対し、□□□しなければならない状態にある」ことまでを証明してくれるものではありません。

内容証明郵便を相手方が利用する目的・狙いについて

文書の内容が真実であることまでは証明してくれないにもかかわらず、内容証明郵便は頻繁に利用されています。
それはなぜでしょうか。
例えば、次のような目的があります。

①交渉内容等を記録しておきたい

  交渉は口頭でなされることが多く、平時はそれで足りることがほとんどです。
  しかし、節目節目では、その時点での交渉の到達点を記録し、後日の「言った/言わない」を防止しておく必要があります。
  その場合に内容証明郵便を利用することにより、記録内容についての「受け取った/受け取っていない」を防ぐことができます。

②意思が強固であることを示したい

  内容証明郵便は、通常の郵便に比べて費用がかかります(基本料金+一般書留の加算料金+内容証明の加算料金)。
  枚数にもよりますが、1通あたり1500円を超えることがよくあります。
  しかも、文書に日本郵便株式会社の証明文言がつきます。
  わざわざ通常と異なる費用をかけてまでこのような仰々しい書面を送るというからには、それなりの理由があります。
  差出人の意思の強さを示すために内容証明郵便が選ばれることがあります。

③消滅時効の進行を止めたい

 XさんがYさんに対して100万円の債権を有しているものの、Yさんが支払わないため、消滅時効となって債権が消えてしまう場合、Xさんは、内容証明郵便をYに届けることで、1回に限り、時効の完成を6か月間猶予してもらうことができます。
 この場合、通常、Xさんは、猶予期間中に裁判の準備を整え、Yさんを訴えることになります。

企業側がまずはじめにやるべきこと

事実関係の確認

 内容証明郵便を受け取った場合に最も重要なことは、落ち着いて、冷静に、焦らずに、その内容を正しく読むことです。
時には何が言いたいのはわからない文書もありますが、多くの場合、正しく読めば、その文書の目的がわかるはずです。
目的がわかれば、次は、そこに記載されている事実の有無を客観的に確認するための準備に移りましょう。
焦る必要は全くありません。焦って不用意な回答を行うことは最も避けねばなりません。

(相手方の主張が正しいの場合)約束を果たす

 時には、当方に何らかの落ち度があり、相手方の主張が正しい場合があります。
その場合も焦る必要はありません。落ち着いて、相手方との約束を誠実に果たしましょう。
誠意を尽くして対応すれば大丈夫です。それでもクレームに発展した場合は遠慮なく私達にご相談ください。

企業法務・労務に強い弁護士に相談する

 内容証明郵便が届いた際の対応として最もお薦めなのが、事実確認をした時点で、なるべく早く私達にご相談いただくことです。
 事実確認を踏まえてその時点での貴社のリスクを判定し、採るべき対応策についてアドバイスさせていただくことができます。
 もちろん事実確認前にご相談いただいても構いません。その場合は事実確認の際に気を付けていただきたいポイントをお伝えします。

Q&A

Q.期限を守らないといけないのか?

 内容証明郵便に回答期限が示されていることがあります。
 しかし、この期限は相手方が一方的に定めた期限ですので、その期限に遅れたからと言って、直ちに致命的な不利益が発生するわけではありません。
 とはいえ、全く無視したままにしてしまうと、相手方の意思をより強固なものとしてしまい、解決が遠のくリスクがあります。
 そこで、受け取った内容証明郵便に期限が示されていた場合は、その期限内に、書面で、「これから弁護士に相談しますので、暫く待ってください。」「現在、弁護士に相談していますので、弁護士からの回答を待ってください。」というような連絡をしておくのが良いと思われます。
なお、この連絡の際はそれ以上のことを言わないようにしてください。口頭で連絡すると余計なことを言ってしまいそうだと思われる場合は、書面で連絡することをお薦めします。

Q.受取拒否をすることはできるのか?やってよいのか?

 内容証明郵便の受取拒否はお薦めしません。
 受取拒否をしてそれで収まるようであれば、そもそも内容証明郵便という手段に出ないのが通常です。内容証明郵便を受取拒否したとしても、相手方には裁判という手段が残っています。
内容証明郵便を受け取らなかったという事実は、相手方の態度を硬直化させる原因にもなり、話し合いで解決できたはずの紛争を拡大させてしまいかねません。

Q.合っている内容と間違っている内容がそれぞれ記載されている場合の対応方法は?

 一見すると、合っている部分は認め、間違っている部分のみ反論すれば良いと考えがちですが、何らかの意図を持って構成されている場合もあります。
 事実はそれ単体で意味を持つだけでなく、組み合わせによって別の意味を持つ場合があります。ある事実を御社に認めさせた後、別の事実と組み合わせて当方に不利な主張を構成しようとする場合があります。
 相手方の意図を想定できないうちに早まって回答せず、まずは私達にご相談ください。

京都で企業側の弁護士をお探しなら京都総合法律事務所にまずはご相談ください

 私達は、京都最初の総合法律事務所として地元京都を中心にあらゆる弁護士ニーズに対応して参りました。京都内外100社以上の企業様で顧問弁護士を務めている各弁護士の得意分野を活かし、機動力の高い「動く弁護士集団」が、皆様をサポートいたします。
 内容証明郵便を受け取られた場合でも、慌てず、落ち着いてご相談ください。
きっと皆様の解決のお役に立てるはずです。

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